Einarbeitung neuer Mitarbeiter:Damit neue Leute über die Probezeit bleiben
Du hast endlich jemanden gefunden. Ein einfacher Plan für die ersten sechs Monate gibt ihm gute Gründe, bei dir zu bleiben.
- Keine Zeit für Einarbeitung? Ein Plan, der einmal steht, erspart dir bei jedem neuen Mitarbeiter das Improvisieren.
- Schon mal jemanden in der Probezeit verloren? Dann bringt der Blick auf die ersten Wochen oft mehr als die nächste Anzeige.
- Dein Team zieht nicht mit? Deine Leute bauen den Plan mit, und der Pate bekommt dafür echte Zeit.
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Kurz gesagt
Gute Einarbeitung neuer Mitarbeiter beginnt vor dem ersten Tag und endet nicht nach einer Woche. Im kleinen Betrieb reichen fünf Bausteine: Vorbereitung vor Tag 1, ein geplanter erster Tag, ein Pate mit eingeplanter Zeit, ein einfacher Einarbeitungsplan für Woche 1, Monat 1, Monat 3 und Monat 6 und feste Gespräche. So merkst du früh, wenn etwas hakt, und sicherst nebenbei das Wissen deiner Erfahrenen.
Vor Tag 1
Kleidung, Werkzeug, Zugänge und Pate stehen fest. Der Neue weiß, wann und wo es losgeht.
Ein Pate
Ein Kollege ist für die ersten Wochen zuständig und hat dafür eingeplante Zeit.
Plan bis Monat 6
Was kann der Neue nach Woche 1, Monat 1, Monat 3 und Monat 6? Eine Seite reicht.
Feste Gespräche
Termine statt Zufall. Probleme kommen auf den Tisch, solange man sie lösen kann.
Warum springen neue Mitarbeiter in der Probezeit ab?
Selten wegen einer einzigen Sache. Meist summieren sich kleine Dinge: Am ersten Tag hat keiner Zeit, niemand fühlt sich zuständig, Erwartungen bleiben unklar, und gefragt wird auch nicht. Irgendwann kommt die Kündigung, ohne dass du es kommen gesehen hast. Jeder Abbruch schickt dich zurück an den Anfang der Suche.
Ein Start, nach dem man bleiben will
- Arbeitskleidung, Werkzeug und Spind sind da
- Das Team weiß, wer kommt, und einer ist zuständig
- Klar ist, was nach einer Woche und nach einem Monat erwartet wird
- Es gibt feste Termine, um über den Start zu reden
Ein Start, nach dem man sich umsieht
- „Läuft erst mal mit“, jeden Tag bei jemand anderem
- Fragen stören, weil alle unter Druck stehen
- Niemand sagt, ob er gut ist oder was fehlt
- Das erste echte Gespräch ist das Kündigungsgespräch
Neue Leute erzählen außerdem weiter, wie ihr Start war: in der Familie, im Verein, unter Kollegen aus der Berufsschule. Ein holpriger Beginn spricht sich herum, ein guter auch. Eine durchdachte Einarbeitung hilft deshalb auch bei der nächsten Suche.
Manchmal liegt das Problem schon früher: Wenn Neue gehen, weil die Stelle anders ist als gedacht, hängt es eher an Anzeige und Auswahl. Dazu mehr unter Keine passenden Bewerber.
Probezeit allgemein
Wo fängt das Onboarding neuer Mitarbeiter an?
Vor dem ersten Arbeitstag, mit allem, was am ersten Morgen sonst für Stillstand sorgt: Arbeitskleidung in der richtigen Größe, Werkzeug, Spind, Schlüssel, Zugänge zu Handy oder Zeiterfassung und die Frage, mit wem der Neue fährt. Dazu kommen ein benannter Pate, ein informiertes Team und eine kurze Nachricht an den Neuen mit Uhrzeit, Treffpunkt und Ansprechpartner.
| Was | Wer kümmert sich | Bis wann |
|---|---|---|
| Vertrag und Unterlagen vollständig | Chef oder Büro | vor dem ersten Tag |
| Arbeitskleidung, Sicherheitsschuhe, Schutzausrüstung | Büro | eine Woche vorher |
| Werkzeug, Spind, Schlüssel, Fahrzeugplan | Pate oder Werkstattleiter | eine Woche vorher |
| Zugänge: Handy, Zeiterfassung, Gruppen im Betrieb | Büro | am ersten Tag einsatzbereit |
| Pate benannt, Zeit im Wochenplan reserviert | Chef | zwei Wochen vorher |
| Team informiert: wer kommt, was er macht, wer zuständig ist | Chef | in der Woche davor |
| Nachricht an den Neuen mit Ablauf des ersten Tages | Pate oder Chef | einige Tage vorher |
Beispiel für einen Betrieb mit Werkstatt und Baustellen. Passe die Liste einmal an deinen Betrieb an und nutze sie dann bei jeder Einstellung.
Formulierungsbeispiel für die Nachricht vorab
„Hallo Tobias, wir freuen uns auf Montag. Komm bitte um 7 Uhr in die Werkstatt, Hofeinfahrt links. Arbeitskleidung liegt bereit, Sicherheitsschuhe auch. Dein Ansprechpartner in den ersten Wochen ist Stefan, seine Nummer hast du hier. Am ersten Tag zeigen wir dir alles und fahren am Nachmittag zusammen auf eine Baustelle. Bis Montag!“
Wie sieht ein guter erster Tag im Betrieb aus?
Persönlich, geplant und mit einer echten Aufgabe. Du begrüßt den Neuen selbst, auch wenn es nur zehn Minuten sind. Dann folgen ein Rundgang, die Vorstellung im Team, die Sicherheitsunterweisung und eine erste Arbeit an der Seite des Paten. Am Ende des Tages fragst du kurz nach: Wie war dein Start bei uns?
- 1
Begrüßung durch den Chef
Kurz, aber persönlich: Warum wir uns für dich entschieden haben, was uns wichtig ist, wer dein Pate ist. - 2
Rundgang und Team
Werkstatt, Lager, Büro, Pausenraum, Fahrzeuge. Jeder im Team bekommt ein Gesicht und einen Namen. - 3
Sicherheit und Regeln
Unterweisung zu Arbeitsschutz, Maschinen und Schutzausrüstung. Dazu die ungeschriebenen Regeln: Pausen, Brotzeit, wer wann wo ist. - 4
Erste echte Aufgabe
Zusammen mit dem Paten, klein genug, um sie am ersten Tag abzuschließen. So geht der Neue mit einem Ergebnis nach Hause. - 5
Kurzes Gespräch am Abend
Fünf Minuten: Was war gut, was ist noch unklar? Und was steht morgen an?
Unterweisung gehört an den Anfang
Was macht ein Pate, und wer eignet sich dafür?
Der Pate ist in den ersten Wochen der feste Ansprechpartner. Er zeigt Abläufe, beantwortet die Fragen, die man dem Chef nicht stellen will, und merkt früh, wenn etwas nicht passt. Er muss nicht der Schnellste im Team sein, sondern jemand, der gern erklärt, Geduld hat und dafür Zeit bekommt.
Was der Pate macht
Was der Pate braucht
Achtung bei der Auswahl: Der beste Fachmann ist nicht automatisch der beste Pate. Frag im Team, wer Lust darauf hat. Bei Azubis kann ein Azubi aus dem dritten Lehrjahr gut Pate sein, zusammen mit einem Gesellen. Wie du Azubis überhaupt zu dir holst, steht unter Azubis finden im Handwerk.
Wie sieht ein Einarbeitungsplan aus?
Er beschreibt keine Schulungen, sondern Ziele: Was soll der Neue nach einer Woche, nach einem Monat, nach drei und nach sechs Monaten können und wissen? Eine Seite reicht. Der Pate hakt mit ihm ab, in den Gesprächen schaut ihr gemeinsam drauf. Die Vorlage unten kannst du übernehmen und an deinen Betrieb anpassen.
| Zeitpunkt | Ziel | Woran du es merkst | Gespräch |
|---|---|---|---|
| Woche 1 | Ankommen: Team, Räume, Regeln, Sicherheit, Werkzeug und Fahrzeug | kennt Ansprechpartner und Abläufe, fragt nach, wenn etwas unklar ist | Kurzgespräch am Ende der Woche |
| Monat 1 | Standardaufgaben unter Anleitung, erste Kundentermine als Begleiter | erledigt typische Arbeitsschritte mit dem Paten, kennt die wichtigsten Kunden und Materialien | Gespräch mit Chef und Pate |
| Monat 3 | Eigene kleine Aufträge, Pate nur noch bei Bedarf | arbeitet Teilaufgaben selbstständig, spricht Probleme selbst an | Zwischengespräch: Wie läuft es für beide Seiten? |
| Monat 6 | Fester Platz im Team, Ende der Einarbeitung | plant und erledigt seine Aufgaben weitgehend selbst, übernimmt Verantwortung | Gespräch rechtzeitig vor Ende der Probezeit, danach Ausblick |
Überblick. Für einen erfahrenen Gesellen geht es schneller, für Quereinsteiger und Azubis langsamer.
Einarbeitungsplan-Vorlage: Woche 1 bis Monat 6
Druck die Vorlage aus oder übernimm sie in eine geteilte Tabelle. Der Pate und der Neue haken gemeinsam ab, du schaust in den Gesprächen drauf.
| Wann | Was | Wer | Erledigt |
|---|---|---|---|
| Vor Tag 1 | Vorbereitung aus der Liste weiter oben erledigt: Kleidung, Werkzeug, Zugänge, Pate benannt, Team informiert | Chef | ☐ |
| Woche 1 | Begrüßung, Rundgang, Vorstellung im Team | Chef | ☐ |
| Woche 1 | Unterweisung zu Arbeitsschutz, Maschinen und Schutzausrüstung | Chef oder Werkstattleiter | ☐ |
| Woche 1 | Fahrzeug, Lager, Werkzeug und Materialbestellung kennenlernen | Pate | ☐ |
| Woche 1 | Zugänge zu Handy, Zeiterfassung und Gruppen im Betrieb funktionieren | Büro | ☐ |
| Woche 1 | Kurzgespräch: Wie war die erste Woche? | Chef | ☐ |
| Monat 1 | Standardaufgaben unter Anleitung, Arbeitsschritte gemeinsam abhaken | Pate | ☐ |
| Monat 1 | Erste Kundentermine als Begleiter | Pate | ☐ |
| Monat 1 | Stundenzettel, Aufmaß und Bestellungen selbst ausfüllen | Neuer, Büro schaut drüber | ☐ |
| Monat 1 | Gespräch nach dem ersten Monat | Chef und Pate | ☐ |
| Monat 3 | Eigene kleine Aufträge, Pate nur noch bei Bedarf | Neuer, Pate | ☐ |
| Monat 3 | Anleitungen und Videos zu den wichtigsten Abläufen kennen, Lücken melden | Neuer, Erfahrene | ☐ |
| Monat 3 | Zwischengespräch: Wie läuft es für beide Seiten? | Chef | ☐ |
| Monat 6 | Aufgaben weitgehend selbst planen und erledigen, Verantwortung übernehmen | Neuer | ☐ |
| Monat 6 | Gespräch rechtzeitig vor Ende der Probezeit, Ausblick vereinbaren | Chef | ☐ |
| Monat 6 | Plan auswerten: Was ändern wir für den nächsten Neuen? | Chef und Pate | ☐ |
Vorlage für einen Betrieb mit Werkstatt und Baustellen. Streich, was nicht passt, und ergänz pro Zeitpunkt die drei bis fünf Dinge, die in deinem Betrieb wirklich zählen. Einmal gebaut, wird der Plan mit jeder Einstellung besser.
Beispiel: Monteur im SHK-Betrieb
- Woche 1: Fahrzeug und Lager kennen, Materialbestellung verstehen, auf zwei Baustellen mitfahren
- Monat 1: Standardmontagen mit dem Paten, Aufmaß und Stundenzettel selbst ausfüllen
- Monat 3: Wartungen und kleine Reparaturen allein, bei größeren Aufträgen im Team
- Monat 6: eigene Baustellen nach Plan, Kunden kennen ihn als Ansprechpartner
Welche Gespräche gehören in die Einarbeitung?
Feste Termine statt Zufall: am Ende der ersten Woche, nach dem ersten Monat, nach drei Monaten und rechtzeitig vor dem Ende der Probezeit. Jedes Gespräch läuft in beide Richtungen. Du sagst, was gut läuft und was fehlt. Der Neue sagt, was ihm hilft und was ihn stört. Kurze Notizen helfen beim nächsten Termin.
Fragen, die du stellen kannst
- „Was ist anders, als du es dir vorgestellt hast?“
- „Wobei fühlst du dich schon sicher, wobei noch nicht?“
- „Wer hilft dir am meisten, und wo fehlt dir Unterstützung?“
- „Was würdest du an deinem Start ändern, wenn du ihn für den nächsten Neuen planen könntest?“
- „Gibt es etwas, das dich überlegen lässt, ob du bleibst?“
Die letzte Frage kostet Überwindung, bringt aber Dinge auf den Tisch, die du sonst erst bei der Kündigung hörst. Oft lassen sie sich lösen: ein anderer Einsatzort, ein Gespräch mit einem Kollegen, eine Absprache zu den Arbeitszeiten.
Das letzte Gespräch nicht in die letzte Woche legen
Wie sicherst du bei der Einarbeitung das Wissen deiner Erfahrenen?
Was du für die Neuen aufschreibst, bleibt im Betrieb, auch wenn die Erfahrenen gehen. Fang klein an: kurze Anleitungen mit Fotos, ein Handyvideo an der Maschine, eine Liste der typischen Fehler. Der Neue ist dabei dein bester Prüfer. Was er fragt, fehlt in deinen Unterlagen. Frag die Erfahrenen, statt über ihre Köpfe hinweg zu planen.
Wie du das Wissen erfahrener Leute auch über die Einarbeitung hinaus sicherst, etwa vor der Rente, steht unter Wissensmanagement.
Handyvideo statt Handbuch
Eine Seite pro Ablauf
Ein fester Ablageort
Tandems
Wissen, das nur einer hat
Sicherheit zuerst
Und nach sechs Monaten?
Nach der Einarbeitung beginnt die Bindung: regelmäßige Gespräche, Weiterbildung, Verantwortung, ein ehrliches Wort, wenn etwas nicht passt. Das ist ein eigenes Thema. Für den Anfang zählt: Wer gut angekommen ist, hat einen Grund weniger, sich umzusehen.
Die Einarbeitung ist eine Station auf dem Weg vom ersten Kontakt bis zum festen Platz im Team. Die anderen Stationen findest du unter Mitarbeiter finden, den internen Ablauf vor der Einstellung unter Bewerbungsprozess optimieren. Die Zahl, auf die du hier schauen musst: Wie viele Neue sind nach der Probezeit noch da? Ist sie schlecht, liegt dein Engpass vielleicht genau hier. Wie ich ihn mit dir finde, zeigt das Engpass-System.
Kann ich mir das fördern lassen?
Ja, wenn dein Betrieb die Voraussetzungen erfüllt: Die Beratung mit deinem Team kann über das INQA-Coaching bis zu 80 % gefördert werden. Über den Beratungsscheck (INQA-Coaching-Scheck) entscheidet die regionale Beratungsstelle nach einer kostenlosen Erstberatung.
INQA-Coaching: bis zu 80 % gefördert
Die Prozessarbeit mit dir und deinem Team kann über das Bundesprogramm INQA-Coaching bis zu 80 % gefördert werden, wenn dein Betrieb mindestens eine Vollzeitkraft hat, seit mindestens zwei Jahren am Markt ist und weniger als 250 Leute beschäftigt.
INQA-Coaching mit mirEhrlich zum Geld
Du zahlst die Rechnungen zuerst selbst. Nach Abschluss stellst du den Erstattungsantrag und bekommst 80 % des förderfähigen Netto-Honorars zurück. Förderfähig sind höchstens 1.200 € netto je Beratertag, was darüber liegt, trägt dein Betrieb selbst. Abschlagszahlungen nach Phasen verteilen die Vorfinanzierung. Fahrtkosten sind nicht förderfähig.
Förderung und EigenanteilUmsetzung ist extra
Website, Vorauswahl, Automatisierung oder Zahlen-Übersicht baue ich auf Wunsch danach als eigenes, selbst bezahltes Angebot. Das ist nicht Teil der Förderung, und du kannst es auch an jemand anderen vergeben.
UmsetzungDie Einarbeitung mit deinem Team zu entwickeln, ist Prozessarbeit mit Beteiligung der Beschäftigten: eine kurze anonyme Befragung „Wie war dein Start bei uns?“, ein Workshop zum Einarbeitungsplan, die Rolle des Paten und die Gesprächstermine. Das kann im INQA-Coaching bis zu 80 % gefördert werden.
Eine digitale Checkliste einzurichten, Erinnerungen an Gesprächstermine zu automatisieren oder eine Wissenssammlung technisch aufzubauen, ist Umsetzung. Das ist nicht Teil der Förderung, sondern ein eigenes Angebot, das du auch an jemand anderen vergeben kannst.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit mir ab?
- 1
Kostenloser Engpass-Check
In 10 bis 15 Minuten klären wir, ob es eher an Kunden oder an Mitarbeitern hängt und was der nächste kleine Schritt ist.
- 2
Engpass finden
Gespräch mit dir, kurze anonyme Befragung im Team, Blick auf die Abläufe. Am Ende steht ein Engpass, nicht zehn.
- 3
System bauen
Wir erarbeiten die Lösung mit deinem Team, gern im INQA-Coaching mit bis zu 80 % Förderung. Die Umsetzung gibt es auf Wunsch extra.
- 4
Messen
Wenige Zahlen, auf die du schauen musst. Daran siehst du, was wirkt, und wo der nächste Engpass liegt.
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Häufige Fragen: Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Wie lange dauert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter?
Das hängt von Stelle und Erfahrung ab. Ein erfahrener Geselle ist schneller selbstständig als ein Quereinsteiger. Plane die erste Woche genau, den ersten Monat in Wochenschritten und die Zeit bis zum Ende der Probezeit in groben Zielen. Nach etwa sechs Monaten sollte klar sein, ob es passt.
Was gehört in einen Einarbeitungsplan?
Was vor dem ersten Tag bereitliegen muss, wer der Pate ist, was der Neue nach einer Woche, nach einem Monat, nach drei und nach sechs Monaten können soll und wann die Gespräche stattfinden. Eine Seite reicht, wenn sie aktuell ist und Pate und Neuer sie beide kennen.
Was macht ein Pate bei der Einarbeitung?
Er ist in den ersten Wochen der feste Ansprechpartner, zeigt Abläufe, beantwortet Fragen und merkt früh, wenn etwas nicht passt. Er muss nicht der Beste im Team sein, sondern jemand, der gern erklärt. Dafür braucht er eingeplante Zeit und deine Rückendeckung.
Wann sollte ich in der Probezeit Gespräche führen?
Zu festen Terminen statt bei Gelegenheit: am Ende der ersten Woche, nach dem ersten Monat, nach drei Monaten und rechtzeitig vor dem Ende der Probezeit. Wichtig ist, dass beide Seiten offen sagen können, wie es läuft, und dass du dir Notizen machst.
Wie lange darf die Probezeit dauern?
Üblich sind bis zu sechs Monate. Für eine vereinbarte Probezeit von höchstens sechs Monaten erlaubt § 622 BGB eine Kündigungsfrist von zwei Wochen, Tarifverträge können abweichen. In der Ausbildung beträgt die Probezeit ein bis vier Monate. Was für deinen Vertrag gilt, klärst du mit einer Fachstelle.
Brauche ich für die Einarbeitung eine Software?
Am Anfang nicht. Eine Checkliste auf Papier oder in einer geteilten Tabelle reicht, solange jemand sie pflegt. Eine Onboarding-Software lohnt sich erst, wenn der Ablauf steht und du regelmäßig neue Leute einstellst. Prozess vor Technik, sonst digitalisierst du das Chaos.
Ist die Einarbeitung Teil des INQA-Coachings?
Den Ablauf mit deinem Team zu entwickeln, ja. Das kann bis zu 80 % gefördert werden, wenn dein Betrieb die Voraussetzungen erfüllt. Wenn du daraus digitale Checklisten, Erinnerungen oder eine Wissenssammlung bauen lässt, ist das Umsetzung und ein eigenes, selbst bezahltes Angebot.
Über den Autor
INQA-autorisierter Coach · B.Sc. Wirtschaftspsychologie
Selbstständiger Trainer und Coach seit 2016. Ich schaue mit Betrieben drauf, wo es bei Kunden oder Mitarbeitern hängt, und baue mit ihnen das System dazu. Was ich empfehle, nutze ich in meiner eigenen Firma selbst.
Inhalt geprüft am 5.10.2026
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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. Company Consulting bietet keine Rechts- oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich an eine Steuerberatung, eine Anwaltskanzlei oder die zuständige Stelle (bei INQA: deine regionale Beratungsstelle). Alle Angaben ohne Gewähr.