Angebote nachfassen:Damit Aufträge nicht mehr still versanden
Du steckst Stunden in Aufmaß und Kalkulation. Eine feste Nachfass-Routine sorgt dafür, dass diese Arbeit nicht in der Schublade endet.
- Keine Lust, aufdringlich zu wirken? Du fragst nach offenen Fragen, nicht nach der Entscheidung. Und du hast den Anruf angekündigt.
- Keine Zeit zum Hinterhertelefonieren? Ein fester Termin pro Woche ersetzt das schlechte Gewissen. Ein Nachfass-Anruf dauert wenige Minuten.
- Software, die am Ende keiner pflegt? Eine Liste mit wenigen Spalten reicht für den Anfang. Das Werkzeug kommt nach dem Ablauf.
Kostenlos · unverbindlich · 10–15 Minuten
Kurz gesagt
Angebote nachfassen klappt am besten als Routine, nicht nach Bauchgefühl. Kündige beim Versand an, wann du dich meldest, und trag eine Wiedervorlage ein. Ruf nach wenigen Tagen an und frag, ob noch etwas offen ist. Später meldest du dich ein zweites Mal mit Anlass, dann schließt du freundlich ab. Eine Liste mit offenen, gewonnenen und verlorenen Angeboten samt Grund zeigt dir, wo Aufträge hängen bleiben.
Wiedervorlage ab dem Versand
Jedes Angebot bekommt beim Versand ein Datum für den nächsten Kontakt. Dann muss niemand daran denken.
Erst anrufen, dann schreiben
Die erste Nachfrage am Telefon klärt offene Fragen. Für die zweite und den Abschluss reicht oft eine Nachricht.
Eine Liste für alle Angebote
Offen, gewonnen, verloren. Mit Datum und Zuständigkeit, an einem Ort statt im Kopf des Chefs.
Aus Verlusten lernen
Bei jedem verlorenen Angebot den Grund notieren. Nach einigen Monaten siehst du Muster statt Einzelfälle.
Warum bleiben so viele Angebote ohne Antwort?
Selten, weil der Kunde dich nicht will. Oft liegen mehrere Angebote auf seinem Tisch, eine Frage ist offen, oder die Entscheidung rutscht im Alltag nach hinten. Auf deiner Seite fehlt meist eine feste Routine: Die Woche ist voll, und irgendwann fühlt es sich komisch an, nach so langer Zeit noch anzurufen.
Dazu kommt ein Gedanke, den viele Handwerker kennen: „Ich will nicht aufdringlich sein. Wenn er will, meldet er sich schon.“ Aus Sicht des Kunden sieht das oft anders aus. Er vergleicht, hat vielleicht eine Position im Angebot nicht verstanden und traut sich nicht zu fragen. Wer sich dann meldet, macht es ihm leicht.
Gründe, die hinter der Funkstille stecken können
- Eine Position im Angebot ist unklar, und der Kunde fragt nicht von selbst nach.
- Er wartet auf ein weiteres Angebot oder auf die Zusage seiner Bank.
- Der Partner oder die Hausverwaltung entscheidet mit, und die Abstimmung zieht sich.
- Das Projekt ist verschoben, aber niemand hat es dir gesagt.
- Ein anderer Betrieb hat sich gemeldet und den Auftrag bekommen.
Die Angebote, die du schon geschrieben hast, sind oft der Teil des Weges, an dem sich mit wenig Aufwand viel bewegen lässt: Der Kunde kennt dich, du kennst die Baustelle, die Arbeit ist gemacht. Wie das Nachfassen mit den anderen Stationen zusammenhängt, steht unter Kunden gewinnen.
Wann solltest du ein Angebot nachfassen?
Der erste Schritt passiert schon beim Versand: Du kündigst an, wann du dich meldest, und trägst das Datum ein. Die erste Nachfrage kommt nach wenigen Werktagen, solange der Kunde das Angebot noch vor Augen hat. Die Abstände danach legst du passend zu Gewerk und Auftragsgröße fest, aber du legst sie fest.
| Station | Startwert zum Anpassen | Was du tust | Kanal |
|---|---|---|---|
| Versand | Tag 0 | Angebot schicken, nächsten Kontakt ankündigen, Wiedervorlage eintragen | Mail oder Brief mit kurzem Begleittext |
| Erste Nachfrage | nach etwa 3 bis 5 Werktagen | fragen, ob alles verständlich ist und Fragen offen sind | Telefon |
| Zweite Nachfrage | etwa 1 bis 2 Wochen später | mit Anlass melden: Gültigkeit, freie Termine, Materialpreise | Telefon oder Nachricht |
| Abschluss | wenn danach nichts kommt | Angebot freundlich ablegen, Tür offen lassen | Mail oder Nachricht |
| Auswertung | sofort nach Entscheidung | Ergebnis und Grund in die Liste eintragen | – |
Die Zeitangaben sind Vorschläge für den Start, keine Richtwerte aus Studien. Bei großen Aufträgen mit langer Entscheidung werden die Abstände länger, bei Reparaturen kürzer.
Die Ankündigung ist der halbe Weg
Wie oft darfst du nachfassen, ohne zu nerven?
Zwei Nachfragen und ein freundlicher Abschluss sind ein guter Rahmen. Entscheidend ist weniger die Zahl als der Ton: Jede Nachfrage bringt dem Kunden etwas, eine Antwort, eine Info oder einen Termin. Sagt er, dass er sich selbst meldet, oder bittet er um Ruhe, respektierst du das und trägst es in die Liste ein.
So wirkt Nachfassen hilfreich
- Beim Versand angekündigt
- Fragt nach offenen Punkten, nicht nach der Entscheidung
- Bringt einen Anlass mit: freier Termin, Gültigkeit, Alternative
- Kurz, freundlich, mit klarem Ende
- Akzeptiert ein Nein ohne Diskussion
So wirkt es aufdringlich
- Unangekündigt und immer mit derselben Frage „Und, schon entschieden?“
- Zu viele Anrufe in kurzer Zeit
- Druck mit erfundenen Fristen oder Rabatten, die nur heute gelten
- Kein Ende: Das Angebot wird monatelang weiter verfolgt
- Vorwurfsvoller Ton, wenn sich der Kunde nicht gemeldet hat
Fasst du besser per Telefon oder per E-Mail nach?
Für die erste Nachfrage meistens per Telefon. Am Telefon hörst du, ob noch etwas unklar ist, und kannst Einwände direkt klären. Eine Mail wird leicht überlesen oder bleibt unbeantwortet. Für die zweite Nachfrage und den Abschluss reicht dann oft eine kurze Nachricht. Hat der Kunde einen Weg bevorzugt, nimm den.
| Kanal | Stark bei | Schwach bei |
|---|---|---|
| Telefon | offene Fragen, Einwände, Umfang anpassen, Vertrauen | Kunde schwer erreichbar, kein schriftlicher Nachweis |
| Zusammenfassung, geänderte Positionen, Abschluss | wird überlesen, Rückfragen dauern | |
| Kurznachricht | kurze Erinnerung, Terminvorschlag | nur, wenn der Kunde diesen Weg selbst nutzt und zugestimmt hat |
So läuft der Nachfass-Anruf
- 1
Anknüpfen
Wer du bist, welches Angebot, und dass du dich wie angekündigt meldest. - 2
Offen fragen
„Ist im Angebot alles verständlich, oder gibt es Fragen?“ Dann zuhören. - 3
Einwand klären
Preis, Termin, Umfang: nachfragen, was genau dahintersteckt, statt sofort nachzugeben. - 4
Nächsten Schritt vereinbaren
Termin, überarbeitetes Angebot oder ein Datum für die Entscheidung. Und gleich in die Liste eintragen.
Aus meiner Vertriebserfahrung am Telefon: Ein Einwand ist meist keine Absage, sondern eine Frage, die noch keiner beantwortet hat. Wer nachfragt, statt sich zu rechtfertigen, erfährt, was den Kunden wirklich beschäftigt.
Was sagst oder schreibst du beim Nachfassen?
Etwas, das zu dir passt und dem Kunden hilft. Die folgenden Bausteine sind Startpunkte, keine Skripte. Wichtig ist der Aufbau: an das Angebot anknüpfen, eine konkrete Frage oder einen Anlass nennen, den nächsten Schritt anbieten. Sprich so, wie du auch auf der Baustelle mit deinen Kunden sprichst, dann klingt es nicht nach Callcenter.
Die Beispiele sind in der Sie-Form geschrieben, so wie viele Betriebe mit Neukunden sprechen. Was in eckigen Klammern steht, ersetzt du.
Beim Versand
Erste Nachfrage
Zweite Nachfrage mit Anlass
Freundlicher Abschluss
Häufige Antworten und wie du reagierst
- „Wir überlegen noch.“ → „Gut. Gibt es etwas, das ich Ihnen für die Entscheidung noch liefern kann? Wann darf ich mich wieder melden?“
- „Zu teuer.“ → „Darf ich fragen, womit Sie vergleichen? Manchmal steckt ein anderer Umfang dahinter.“
- „Ein anderer war schneller verfügbar.“ → nachfragen, wann der Termin gebraucht wird, und ehrlich sagen, was bei dir geht.
- „Wir machen es doch nicht.“ → bedanken, Grund notieren, Tür offen lassen.
Wie behältst du den Überblick über offene Angebote?
Mit einer einzigen Liste, in der jedes Angebot steht: an wen, worüber, welcher Betrag, wann verschickt, wann der nächste Kontakt ist, wer zuständig ist und welcher Status gilt. Ob das eine Tafel im Büro, eine Tabelle oder ein einfaches Programm ist, ist zweitrangig. Hauptsache, es steht an einem Ort und nicht nur im Kopf des Chefs.
| Spalte | Beispiel | Warum |
|---|---|---|
| Kunde und Ort | Familie M., Zwiesel | damit jeder weiß, worum es geht |
| Leistung und Betrag | Badsanierung, netto | größere Beträge zuerst nachfassen |
| Versanddatum | Datum des Versands | zeigt, wie lange ein Angebot schon offen ist |
| Nächster Kontakt | Datum der Wiedervorlage | der wichtigste Eintrag, ohne ihn passiert nichts |
| Zuständig | Name im Team | damit nicht alles beim Chef landet |
| Status | offen, nachgefasst, gewonnen, verloren | auf einen Blick, wo jedes Angebot steht |
| Grund bei Verlust | Preis, Termin, Umfang, keine Rückmeldung | die Grundlage, um zu lernen |
Das Beispiel in der zweiten Spalte ist ausgedacht und dient nur zur Veranschaulichung.
Damit niemand an die Wiedervorlage denken muss, kann beim Eintragen eines Angebots automatisch eine Erinnerung entstehen, aus dem Kalender, der Tabelle oder einem CRM. Wie das geht und was sich sonst nach einer Anfrage automatisieren lässt, steht unter Kundenanfragen automatisieren. Ich arbeite selbst so: In meiner eigenen Firma läuft jede Anfrage in einer Übersicht mit Status bis zum Abschluss.
Wer im Betrieb fasst nach, und wann?
Am besten die Person, die den Kunden kennt, meist der, der beim Termin war. Wichtig ist ein fester Zeitpunkt in der Woche, zu dem alle fälligen Angebote durchgegangen werden, zum Beispiel Montagfrüh eine Viertelstunde. Dazu eine Vertretung für Urlaub und volle Baustellenwochen. Ohne festen Termin gewinnt immer das Dringende gegen das Wichtige.
So führst du die Routine ein
- 1
Alle offenen Angebote sammeln
Aus Mails, Ordnern und dem Kopf in eine Liste. Das ist einmal Arbeit, danach nicht mehr. - 2
Alte Angebote bereinigen
Was lange offen ist, bekommt einen freundlichen Abschluss-Kontakt. Dann ist die Liste ehrlich. - 3
Abstände und Zuständigkeit festlegen
Mit dem Team: Wer fasst nach, nach wie vielen Tagen, auf welchem Weg? - 4
Fester Wochentermin
Eine Viertelstunde, immer zur selben Zeit. Alle fälligen Wiedervorlagen abarbeiten. - 5
Nach drei Monaten draufschauen
Welche Angebote wurden gewonnen, welche verloren und warum? Abstände und Texte anpassen.
Nicht der Chef allein
Was lernst du aus verlorenen Angeboten?
Mehr als aus gewonnenen. Wenn du bei jedem verlorenen Angebot den Grund notierst, siehst du nach einigen Monaten Muster: Liegt es am Preis, am Termin, am Umfang oder daran, dass sich niemand gemeldet hat? Erst dann weißt du, wo du ansetzen musst, statt aus einem einzelnen Ärger heraus die Preise zu senken.
| Häufiger Grund | Was er zeigen kann | Möglicher Hebel |
|---|---|---|
| Preis | Kunde vergleicht anderen Umfang oder kennt den Wert nicht | Angebot verständlicher machen, Varianten anbieten |
| Termin | ihr seid zu spät verfügbar oder zu spät dran | schneller antworten, Termine früher nennen |
| Umfang | Angebot passt nicht zu dem, was der Kunde wollte | beim Termin genauer nachfragen |
| Keine Rückmeldung | Nachfassen hat nicht stattgefunden oder kam zu spät | Routine und Wiedervorlage einhalten |
| Passte nicht | die Anfrage war schon am Anfang nicht passend | früher vorsortieren |
Zahlen, auf die du schauen musst
- Wie viele Angebote sind gerade offen, und wie hoch ist ihr Gesamtbetrag?
- Wie viele Angebote wurden in den letzten drei Monaten gewonnen, wie viele verloren?
- Wie viele Angebote haben kein Datum für den nächsten Kontakt?
- Welcher Verlustgrund kommt am häufigsten?
Steht oft „passte nicht“ in der Liste, liegt der Engpass vorne, bei den Anfragen. Dann hilft Anfragen vorsortieren. Genau diese Suche nach der einen Stelle, an der Aufträge verloren gehen, ist der Kern meines Engpass-Systems. Und ob das Nachfassen bei dir wirklich der Engpass ist, klären wir im Engpass-Check.
Kann ich mir das fördern lassen?
Ja, wenn dein Betrieb die Voraussetzungen erfüllt: Die Beratung mit deinem Team kann über das INQA-Coaching bis zu 80 % gefördert werden. Über den Beratungsscheck (INQA-Coaching-Scheck) entscheidet die regionale Beratungsstelle nach einer kostenlosen Erstberatung.
INQA-Coaching: bis zu 80 % gefördert
Die Prozessarbeit mit dir und deinem Team kann über das Bundesprogramm INQA-Coaching bis zu 80 % gefördert werden, wenn dein Betrieb mindestens eine Vollzeitkraft hat, seit mindestens zwei Jahren am Markt ist und weniger als 250 Leute beschäftigt.
INQA-Coaching mit mirEhrlich zum Geld
Du zahlst die Rechnungen zuerst selbst. Nach Abschluss stellst du den Erstattungsantrag und bekommst 80 % des förderfähigen Netto-Honorars zurück. Förderfähig sind höchstens 1.200 € netto je Beratertag, was darüber liegt, trägt dein Betrieb selbst. Abschlagszahlungen nach Phasen verteilen die Vorfinanzierung. Fahrtkosten sind nicht förderfähig.
Förderung und EigenanteilUmsetzung ist extra
Website, Vorauswahl, Automatisierung oder Zahlen-Übersicht baue ich auf Wunsch danach als eigenes, selbst bezahltes Angebot. Das ist nicht Teil der Förderung, und du kannst es auch an jemand anderen vergeben.
UmsetzungBeim Nachfassen heißt das: Im geförderten Coaching machen wir mit deinem Team den heutigen Ablauf sichtbar, legen Routine, Abstände und Zuständigkeiten fest, erarbeiten die Textbausteine und klären, auf welche Zahlen ihr künftig schaut. Ein CRM einzurichten oder Erinnerungen zu automatisieren, gehört nicht dazu.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit mir ab?
- 1
Kostenloser Engpass-Check
In 10 bis 15 Minuten klären wir, ob es eher an Kunden oder an Mitarbeitern hängt und was der nächste kleine Schritt ist.
- 2
Engpass finden
Gespräch mit dir, kurze anonyme Befragung im Team, Blick auf die Abläufe. Am Ende steht ein Engpass, nicht zehn.
- 3
System bauen
Wir erarbeiten die Lösung mit deinem Team, gern im INQA-Coaching mit bis zu 80 % Förderung. Die Umsetzung gibt es auf Wunsch extra.
- 4
Messen
Wenige Zahlen, auf die du schauen musst. Daran siehst du, was wirkt, und wo der nächste Engpass liegt.
Kostenlos · unverbindlich · 10–15 Minuten
Häufige Fragen: Angebote nachfassen
Wann sollte ich ein Angebot nachfassen?
Kündige den ersten Kontakt schon beim Versand an und melde dich dann nach wenigen Werktagen. Die genauen Abstände hängen von deinem Gewerk und der Auftragsgröße ab: Bei einer Reparatur entscheidet der Kunde schneller als bei einer Komplettsanierung. Wichtig ist, dass die Abstände feststehen und im Kalender stehen.
Wie oft darf ich ein Angebot nachfassen?
Zwei Nachfragen und ein freundlicher Abschluss sind ein guter Rahmen. Danach ist klar, woran du bist, und das Angebot blockiert nicht mehr deine Übersicht. Sagt der Kunde, er meldet sich selbst, oder bittet er um Ruhe, hältst du dich daran.
Ist Nachfassen nicht aufdringlich?
Nicht, wenn du nach offenen Fragen fragst statt nach der Entscheidung, und wenn du es beim Versand angekündigt hast. Für den Kunden ist eine Nachfrage oft eine Hilfe: Er sieht, dass du an seinem Auftrag interessiert bist und erreichbar bleibst.
Telefon oder E-Mail: Was ist besser zum Nachfassen?
Für die erste Nachfrage meistens das Telefon, weil du offene Fragen und Einwände direkt klären kannst. Für die zweite Nachfrage und den Abschluss reicht oft eine kurze Mail oder Nachricht. Hat der Kunde einen Weg bevorzugt, nimm den.
Brauche ich ein CRM, um Angebote nachzufassen?
Für den Anfang nicht. Eine Liste mit Kunde, Betrag, Versanddatum, nächstem Kontakt und Status reicht, auf Papier, an der Tafel oder als Tabelle. Ein CRM lohnt sich, wenn mehrere Leute Angebote betreuen oder die Liste unübersichtlich wird. Erst der Ablauf, dann das Werkzeug.
Was mache ich, wenn der Kunde sagt, das Angebot ist zu teuer?
Frag nach, womit er vergleicht. Oft liegen Angebote mit unterschiedlichem Umfang nebeneinander. Erklär, was in deinem Preis steckt, und biete an, den Umfang anzupassen, statt sofort Rabatt zu geben. Und schreib den Grund in deine Liste, damit du siehst, ob er öfter kommt.
Über den Autor
INQA-autorisierter Coach · B.Sc. Wirtschaftspsychologie
Selbstständiger Trainer und Coach seit 2016. Ich schaue mit Betrieben drauf, wo es bei Kunden oder Mitarbeitern hängt, und baue mit ihnen das System dazu. Was ich empfehle, nutze ich in meiner eigenen Firma selbst.
Inhalt geprüft am 5.10.2026
Wie viele offene Angebote liegen gerade bei dir?
In 10 bis 15 Minuten schauen wir, ob dein Engpass beim Nachfassen liegt oder an einer anderen Stelle, und was der erste einfache Schritt wäre.
Kostenlos · unverbindlich · 10–15 Minuten
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑, Steuer‑ oder Finanzberatung. Company Consulting bietet keine Rechts- oder Steuerberatung an. Für verbindliche Auskünfte wende dich an eine Steuerberatung, eine Anwaltskanzlei oder die zuständige Stelle (bei INQA: deine regionale Beratungsstelle). Alle Angaben ohne Gewähr.